Kada verslui jau reikia integruoti apskaitos programą į savo veiklos procesus?

Verslo pradžioje apskaita dažnai nėra sudėtingiausia veiklos dalis. Sąskaitų nedaug, mokėjimus galima patikrinti banke, dokumentus perduoti buhalteriui, o pagrindinius skaičius sekti lentelėje.

Tačiau verslui augant keičiasi ne tik dokumentų kiekis. Atsiranda daugiau klientų, tiekėjų, atsiskaitymo terminų, darbuotojų ir žmonių, kuriems reikia tos pačios finansinės informacijos.

Tam tikru momentu ankstesnis darbo būdas pradeda riboti verslą. Kaip atpažinti, kad šis momentas jau atėjo?

1.Finansinei informacijai surasti reikia vis daugiau laiko

Vienas pirmųjų signalų – informacijos paieška.

Norint patikrinti kliento situaciją, reikia atsidaryti sąskaitų aplanką. Norint sužinoti, ar jis sumokėjo – banką. Norint įvertinti mėnesio rezultatus – dar vieną lentelę.

Problema čia ne naudojamų įrankių skaičius. Problema atsiranda tada, kai nėra vienos patikimos vietos, kurioje galima rasti aktualią finansinę informaciją.

Apskaitos programa leidžia ją struktūrizuoti ir matyti ne kaip atskirus dokumentus, o kaip tarpusavyje susijusias operacijas.

2. Sąskaitos išrašymas dar nereiškia, kad procesas baigtas

Augant verslui svarbu pradėti valdyti ne tik sąskaitų išrašymą, bet ir tai, kas vyksta po jo.

Ar sąskaita apmokėta? Kada sueina jos terminas? Kiek klientai šiuo metu skolingi? Kurie mokėjimai vėluoja?

Kai sąskaitų nedaug, šią informaciją galima kontroliuoti beveik iš atminties. Didėjant jų skaičiui reikia sistemos, kuri leistų matyti bendrą situaciją.

Tai ypač aktualu verslams, kuriuose klientams suteikiami skirtingi atsiskaitymo terminai arba didelė dalis pajamų gaunama ne iš karto.

3. Finansiniai klausimai pradeda stabdyti sprendimus

Kitas požymis atsiranda vadovo darbe.

„Kiek mums dar skolingi?“
„Kiek pardavėme šį mėnesį?“
„Kokios mūsų išlaidos?“
„Kaip pasikeitė rezultatai?“

Jeigu atsakymui į paprastą verslo klausimą pirmiausia reikia paprašyti darbuotojo paruošti lentelę ar surinkti informaciją iš kelių šaltinių, problema jau yra ne apskaitos patogumas.

Problema – sprendimų greitis.

Tvarkingai kaupiami apskaitos duomenys leidžia finansinę informaciją naudoti ne tik praeities rezultatams fiksuoti, bet ir kasdieniams verslo sprendimams.

4. Buhalteriui perduodami dokumentai tampa atskiru procesu

Mažame versle visiškai normalu periodiškai surinkti dokumentus ir perduoti juos buhalteriui.

Tačiau didėjant operacijų kiekiui atsiranda papildomas administravimas: reikia surinkti dokumentus, patikrinti, ar nieko netrūksta, išsiaiškinti neaiškias operacijas ir atsakyti į papildomus klausimus.

Tuomet verta įvertinti, ar pats informacijos perdavimo procesas nėra tapęs papildomu darbu.

Apskaitos programa gali padėti sukurti nuoseklesnį procesą, kuriame reikalinga informacija kaupiama sistemingai, o ne surenkama tik tada, kai jos prireikia.

5. Verslas tampa priklausomas nuo vieno žmogaus sukurtos tvarkos

Kol įmonė maža, vienas žmogus dažnai puikiai žino, kur kas yra.

Jis žino, kuriame aplanke saugomos sąskaitos, kaip pavadintos Excel lentelės, kur pažymėti neapmokėti dokumentai ir ką reiškia konkretūs komentarai.

Problema išryškėja tada, kai prie proceso prisijungia daugiau žmonių.

Verslui augant svarbu, kad finansų administravimas remtųsi ne vien darbuotojo atmintimi ar asmenine darbo tvarka, o aiškia sistema. Tai palengvina darbų perdavimą, naujų darbuotojų įtraukimą ir sumažina priklausomybę nuo vieno žmogaus.

Ar integravus apskaitos programą į savo verslą pasikeitimus pajus ir klientas?

Apskaitos programa pirmiausia sprendžia vidinius verslo procesus, tačiau jų kokybė tiesiogiai veikia ir klientų aptarnavimą.

Klientui gali reikėti sąskaitos kopijos, paaiškinimo dėl mokėjimo, informacijos apie skolą ar patikslinto dokumento. Kai darbuotojas turi aiškią finansinę informaciją, į tokius klausimus galima atsakyti greičiau.

Taigi klientui apskaitos programa nėra matoma kaip atskiras įrankis. Jis jos naudą pajunta per sklandesnį įmonės darbą.

Kada tiksliai verta pereiti prie apskaitos programos?

Nėra universalaus atsakymo, kad ją būtina turėti nuo 50 sąskaitų per mėnesį ar penkto darbuotojo.

Daug naudingesnis kriterijus – procesų sudėtingumas.

Jeigu finansinius duomenis lengva rasti, mokėjimus paprasta kontroliuoti, dokumentų perdavimas neužima daug laiko ir vadovas gauna jam reikalingą informaciją – esamas darbo būdas gali būti pakankamas.

Apskaitos programos poreikis atsiranda tada, kai verslas pradeda skirti per daug dėmesio pačiam informacijos administravimui.

Kur čia atsiranda 9o apskaitos programa?

Vienas svarbiausių 9o privalumų – galimybė skirtingus įmonės procesus valdyti vienoje aplinkoje. Priklausomai nuo pasirinkto funkcionalumo, sistema gali apimti buhalterinę apskaitą, pardavimus, pirkimus, sandėlio valdymą, darbo užmokestį, gamybą, klientų bei skolų administravimą ir kitus procesus.

Centralizuota sistema padeda išvengti situacijų, kai finansų, pardavimų ir sandėlio informacija saugoma atskirose programose ar skaičiuoklėse. Duomenis naudojant bendroje sistemoje sumažėja poreikis tą pačią informaciją įvesti kelis kartus, o skirtingi įmonės padaliniai gali dirbti su tarpusavyje susijusiais duomenimis.

Augant įmonei didėja dokumentų ir atliekamų operacijų skaičius, todėl apskaitos procesų automatizavimas tampa vis svarbesnis. 9o leidžia dalį pasikartojančių apskaitos operacijų atlikti naudojant iš anksto nustatytas apskaitos schemas.

Tai gali padėti sumažinti rankinio duomenų suvedimo apimtį, taupyti darbuotojų laiką ir mažinti žmogiškųjų klaidų tikimybę. Buhalteriai daugiau dėmesio gali skirti duomenų kontrolei ir analizei, o ne pasikartojančioms administracinėms užduotims.

Paprastas testas verslui

Jeigu svarstote, ar jau atėjo laikas apskaitos programai, pabandykite atsakyti į vieną klausimą:

Ar šiandien per kelias minutes galite pamatyti svarbiausią savo verslo finansinę informaciją, neieškodami jos keliuose failuose, el. laiškuose ar sistemose?

Jeigu atsakymas – ne, problema greičiausiai jau nėra duomenų trūkumas.

Trūksta sistemos, kuri tuos duomenis paverstų lengvai valdoma verslo informacija. Sužinokite daugiau apie 9o https://9o.lt/