Kai dokumentų skaitmenizavimas susijungia su verslo valdymu: InvoFlows ir 9o sinergija
Skaitmenizacijos vertė atsiskleidžia ne tuomet, kai popierinį dokumentą pakeičia PDF, o tada, kai duomenys be rankinio įsikišimo gali judėti per visą verslo procesą. Būtent tokią grandinę sukuria dokumentų skaitmenizavimo sprendimo InvoFlows ir verslo valdymo sistemos 9o integracija. Jos principas paprastas: InvoFlows iš tiekėjo dokumento apdoroja reikalingą informaciją, o 9o ją panaudoja pirkimo dokumentui suformuoti. Taip du atskiri technologiniai procesai tampa viena automatizuota darbo eiga – nuo gautos sąskaitos iki apskaitoje registruojamo pirkimo.
Nuo dokumento iki struktūrizuotų duomenų
Verslą pasiekiantys pirkimo dokumentai nėra standartizuoti. Sąskaitos gaunamos PDF formatu, skenuotos, fotografuotos telefonu ar popierinės, skiriasi jų struktūra, informacijos išdėstymas ir kokybė.
InvoFlows šiame procese veikia kaip tarpinis sluoksnis tarp pirminio dokumento ir verslo valdymo sistemos. Sprendimas atpažįsta sąskaitoje esančią informaciją – tiekėją, datas, sumas, PVM, prekių ir paslaugų eilutes, rekvizitus, terminus bei kitus reikalingus duomenis – ir paverčia ją struktūrizuota informacija, tinkama tolesniam automatiniam apdorojimui.
Svarbu ir tai, kad procesas neapsiriboja dokumento teksto nuskaitymu. Priklausomai nuo apskaitos logikos, gali būti atliekami papildomi veiksmai: parenkamas PVM tarifas, konvertuojami matavimo vienetai, paskirstomos transporto sąnaudos, atskiriama tara ar depozitas, sudengiamos avansinės ir galutinės sąskaitos.
Taigi į kitą sistemą keliauja ne dokumento kopija, o verslo procesui paruošta informacija.
Integracija su 9o užbaigia procesą
Kitas etapas – duomenų perdavimas į 9o.
Per sistemų integraciją struktūrizuota informacija perduodama 9o verslo valdymo sistemai, kur jos pagrindu formuojamas pirkimo dokumentas. Jame susiejamas atitinkamas tiekėjas, prekės ar paslaugos, jų kiekiai, kainos, PVM ir kita operacijai reikalinga informacija.
Tai iš esmės keičia darbuotojo vaidmenį procese. Vietoje duomenų perrašymo iš gautos sąskaitos į verslo valdymo sistemą žmogui lieka kontroliuoti išimtis ir situacijas, kurioms iš tiesų reikalingas jo sprendimas.
Jeigu tam tikro lauko negalima patikimai nustatyti automatiškai, jis gali būti pažymėtas papildomai peržiūrai. Sistema taip pat gali įsiminti įmonės vidinei apskaitai būdingus pasirinkimus – pavyzdžiui, sandėlio, objekto, padalinio, DK ar prekės kodus – ir vėliau analogiškose situacijose juos pritaikyti automatiškai.
Skaitmenizuojamas ne dokumentas, o darbo procesas
Verslo skaitmenizacija ilgą laiką buvo siejama su popieriaus atsisakymu. Tačiau elektroninis dokumentas savaime dar nereiškia automatizuoto proceso. Jei darbuotojas turi atsidaryti PDF, perskaityti jo turinį ir informaciją pakartotinai suvesti į verslo valdymo sistemą, pasikeitė dokumento forma, bet ne pats darbo principas.
InvoFlows ir 9o integracija šią logiką keičia.
Pirminis dokumentas tampa duomenų šaltiniu, InvoFlows juos atpažįsta ir paruošia, o 9o perima į tolimesnį verslo procesą. Taip technologijos ne tik skaitmenizuoja informaciją, bet ir pašalina perteklinį rankinį etapą tarp dokumento gavimo ir jo registravimo.
Rezultatas – vientisas procesas nuo gautos tiekėjo sąskaitos iki paruošto pirkimo dokumento 9o sistemoje.
Atraskite InvoFlows ir verslo valdymo sistemos 9o privalumus savo verslui jau šiandien!
